Lograr una bandeja de entrada limpia es tan sencillo como seguir unas pautas.
El correo electrónico es un ejemplo maravilloso de relación amor-odio. Por una parte nos brinda la posibilidad de comunicarnos con cualquier persona que imaginemos, independientemente del lugar en el que se encuentre y de la cercanía o lejanía respecto a nuestro círculo social. Pero, por otra parte, el correo electrónico es un serio adversario para la productividad, restándonos tiempo frecuentemente y añadiendo una preocupación extra cada día (mantener la bandeja de entrada a cero).
Muchos expertos y gurús tratan de eliminar de raíz la parte negativa de tener una cuenta de correo electrónico, pero la realidad es que no deja de ser una utopía. Es imposible no recibir correos electrónicos o hacer que estos no afecten negativamente a nuestra productividad diaria. Ambas acciones van intrínsecamente asociadas a poseer una cuenta de correo electrónico.
En cambio, lo que sí se puede conseguir es paliar esos síntomas negativos. Paliarlos hasta niveles en los que la influencia del correo electrónico no sea ni mayor ni menor que la necesaria, aumentando así nuestra productividad diaria, despejando nuestra mente de preocupaciones y logrando el tan ansiado “inbox cero”.
Estos son unos simples pasos con los que podrás aproximarte más a esa relación ideal con tu correo electrónico:
Arranca de raíz las newsletters irrelevantes, los resúmenes de las redes sociales y otros.
Feng Yu | Shutterstock
Al abrir una cuenta en cualquier servicio, es necesario proporcionar tu dirección de correo electrónico, la cual utilizarán, en mayor o menor medida, para bombardearte con información irrelevante (en la mayoría de ocasiones). Estos correos llenarán tu bandeja de entrada y perjudicarán ligeramente tu productividad –provocan distracciones, pérdidas de tiempo (al borrarlos), etc.–, por ello, elimínalos de raíz.
Si son newsletters, bastará con abandonar la base de datos de la misma. Para ello, por lo general, bastará con hacer click en un enlace situado al final de cualquiera de las ediciones de dicha newsletter.
En el caso de redes sociales u otros servicios, bastará con ir a los ajustes de la misma y regular las notificaciones y los correos electrónicos que estas nos envían. Mi consejo: elimina todas las notificaciones por correo electrónico y sé tú el que accede a ver qué ocurre en dicho servicio –salvo que, por causa mayor, no pueda ser así–. Lo agradecerás tanto como los regalos navideños.
No tengas miedo a desprenderte de conversaciones irrelevantes.
En mi caso personal, recibo multitud de notas de prensa y comunicados cada día. De todas ellas, me atrevería a decir que un 75% no son de mi interés. Por ello, lo más sensato es enviar un breve correo electrónico a la agencia de comunicación en cuestión pidiendo la eliminación completa de su base de datos o una modificación de las temáticas de los correos electrónicos que recibes.
Limita las conversaciones a lo realmente importanteDefinido así, parece un problema muy concreto, pero lo realmente importante es la “moraleja”: no tengas miedo a solicitar menos correos electrónicos o a desprenderte de hilos irrelevantes. Por ejemplo: si te incluyen en una conversación por error o tu intervención en el mismo finalizó, puedes solicitar educadamente que, en los sucesivos e-mails, no te incluyan en copia o como destinatario. Así evitarás notificaciones innecesarias que influyan negativamente en tu rendimiento.
Utiliza aplicaciones de terceros que decidan lo realmente importante por ti.
